Le email sono il pilastro della comunicazione ma gli errori di galateo possono influire sulla percezione della vostra competenza ed imparare le regole “non scritte” della comunicazione via email non solo vi farà sembrare più capaci, ma farà risparmiare tempo prezioso a voi ed ai vostri interlocutori. Un’email ben scritta è chiara, concisa e va dritta al punto.
Ecco una guida articolata in 9 punti per elevare il vostro standard di email professionali.
I Vantaggi di Scrivere Email Efficaci
Ricevere un’email mal formulata costringe a rileggerla più volte e, nel peggiore dei casi, innesca una lunga e inutile catena di risposte ed al contrario, invece le email ben strutturate hanno un duplice vantaggio:
- Migliorano la percezione di voi:
dimostrano forti capacità comunicative, facendovi percepire come più competenti. - Rispettano il tempo del lettore:
presentano solo le informazioni necessarie, rendendo subito chiare le azioni richieste.
8 + 1 Consigli per Migliorare Subito le Vostre Email
1. Inserire una chiara “Call to Action” (CTA) nell’Oggetto
Non limitatevi a scrivere “Azione richiesta“, sempre meglio specificate esattamente cosa deve fare il destinatario e, se possibile, stimate il tempo necessario per completare l’azione.
- Esempio Migliore: “Sondaggio 5 minuti: Feedback per il Progetto X”
- Esempio Efficace per l’Approvazione: “Mario: Approvare preventivi di spesa per Q4”
Questo fornisce contesto immediato e permette al destinatario di gestire il suo tempo in modo efficiente.
2. Mantenere un unico titolo per lo stesso Argomento
Evitate di inviare email separate (e-mail nuove) sullo stesso progetto o argomento ma utilizzate sempre il thread o titolo originale. Questo assicura che il contesto sia conservato e non intasi la casella di posta del destinatario con più comunicazioni frammentate.
3. Spiegate le Aggiunte o Rimozioni di Destinatari
Se aggiungete qualcuno in copia (CC) per richiedere il suo contributo o lo togliete per evitare di sovraccaricarlo, aggiungete una breve frase all’inizio dell’email per spiegare l’azione.
Utilizzare le parentesi e il corsivo può aiutare a separare questa nota dal corpo del messaggio.
- Esempio: (Aggiungo Marco per il suo input sulle finanze)
4. Il Punto Principale viene Prima del Contesto
Evitate di seppellire la vostra richiesta principale alla fine di un lungo preambolo ed iniziate sempre con la vostra domanda o richiesta (il “cosa“), e fornite il contesto (il “perché“) solo dopo. Questo è particolarmente importante quando si scrive a persone più senior, che probabilmente vogliono sapere subito cosa devono fare per aiutarvi, prima di leggere i dettagli.
Naturalmente si da per scontato che non esiste mai e poi mai l’inoltro “della qualsiasi” senza anteporre una riga di richiesta principale per chiarire e definire contesto e scopo dell’inoltro stesso.
5. Riassumete il Contenuto Disorganizzato nella Vostra Risposta
Se ricevete un’email confusa e prolissa, prendetevi un momento per riassumere i punti principali del mittente nella vostra risposta, prima di dare il vostro contributo.
- Obiettivo: “Per confermare la mia comprensione, stai chiedendo X e Y.”
Questo non solo conferma che avete capito correttamente, ma aiuta il mittente a organizzare i suoi pensieri, un gesto che sarà molto apprezzato.
6. Usate l’Hyperlink (Sempre)
Non incollate mai link lunghi e disordinati ma utilizzate la funzione Hyperlink (Comando+K su Mac, Control+K su Windows) per incorporare il link in un testo descrittivo.
- Corretto: [Clicca qui per il Report Finanziario]
- Sbagliato: Clicca qui:
https://.../lunghissimo-link-disordinato
Rende l’email più pulita / leggibile e previene errori di copia-incolla.
7. Impostate “Rispondi” come Predefinito anziché “Rispondi a tutti”
Per una gestione del rischio, cambiate l’impostazione predefinita del client di posta elettronica da “Rispondi a tutti” a “Rispondi” (Reply). Se inviate una risposta affrettata o sbagliata, il danno sarà limitato a un singolo destinatario anziché a un intero gruppo.
8. Aumentate il Tempo di Annullamento dell’Invio (Undo Send)
La Legge di Murphy si applica alle email: gli errori si notano sempre 10 secondi dopo aver premuto invia ed è meglio aumentate il tempo predefinito (spesso di soli 5 secondi) a 30 secondi per avere un margine di sicurezza per richiamare un messaggio inviato per errore o con refusi.
9. Regola Aggiunta: Dopo la Presentazione, Eliminate Firma e Saluti Inutili
Questo è il punto cruciale per la velocità e la professionalità nello scambio di email in corso.
Dopo la prima email di presentazione, con un nuovo cliente / fornitore / interlocutorie la firma completa (con immagini, loghi, citazioni e magari un poema!) ed anche magari i saluti formali perdono il loro valore e diventano solo rumore visivo.
Le firme troppo elaborate, che spesso superano in volume il testo del messaggio, sono controproducenti.
Il tuo obiettivo deve essere quello di massimizzare il rapporto sostanza/rumore.
La Regola:
- Prima Email – La Presentazione: Utilizzate una firma completa e un saluto formale.
- Email Successive – Scambio in corso:
- NO firma: Usare solo il vostro nome o le iniziali.
- NO saluti e chiusure formali: Basta la risposta, inframezzata da un rapido punto d’azione (es. Ricevuto, ti aggiorno domani. Ciao, [Nome]).
Concentrarsi solo sulla sostanza e sul valore della comunicazione non solo rende la lettura e la risposta più rapide, ma riflette anche una profonda professionalità e rispetto per il tempo del collega, la comunicazione diventa snella, diretta ed estremamente efficiente.
Articolo basato sul format originale del video 8 email etiquette di Jeff Su – immagini generate con Gemini